Warum ein integriertes Intranet gegen Insellösungen gewinnt

In der heutigen digitalen Arbeitswelt stehen viele Unternehmen vor der Entscheidung: Sollen sie auf (noch eine weitere) Einzellösung setzen oder in ein zentrales Intranet-Portal investieren?

In diesem Artikel beleuchten wir, warum Ihnen eine flexible Portal-Lösung mit KI-Anbindung mehr Vorteile bietet, als nur die Summe seiner Einzelteile. Zudem stellen wir klar, warum Ihr Unternehmen mit einem integrierten Intranet sogar langfristig Geld spart gegenüber isolierten Insellösungen.

Viele Unternehmen haben über die Jahre hinweg eine Sammlung verschiedener Tools aufgebaut: Eine Lösung für E-Mails, eine andere für das Dokumentenmanagement, wieder eine für die Projektverwaltung und noch eine weitere für die interne Kommunikation.

Was zunächst als flexible Herangehensweise erscheint, die sich etabliert hat, entwickelt sich schnell zu einem kostspieligen und ineffizienten Flickenteppich. Das passiert natürlich genau dann, wenn Ihre Insellösungen an ihre natürlichen Grenzen stoßen.

Die Folgen sind vorhersehbar: Mitarbeitende verbringen ihre Arbeitszeit damit, zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln, Informationen gehen in der Tool-Vielfalt verloren und Ihre IT-Abteilung kämpft mit der Wartung und Integration verschiedener Plattformen. Das alles sind Ressourcen, mit denen es achtsam umzugehen gilt.

Das moderne Intranet entfaltet seine Stärken vor allem dann, wenn es nicht als isolierte Plattform neben anderen Tools steht, sondern zur Schaltzentrale in Ihrem Unternehmen wird. Das ist schnell behauptet, aber warum ist das so?

Im Intranet-Portal werden Informationen, Prozesse und Anwendungen miteinander verbunden. Statt Insellösungen mit eigenen Datenbeständen zu pflegen, erhält Ihr Unternehmen durch ein für Ihre Verwendungszwecke entwickeltes Intranet-System eine gemeinsame Basis, auf der alle Fachabteilungen effizient zusammenarbeiten können.

Zwischen APIs und KI-Integration

Natürlich benutzen Ihre Abteilungen unterschiedliche Werkzeuge, das wird auch so bleiben. Der Clou liegt darin, Inhalte und Workflows ineinander greifen zu lassen via API- und KI-Anbindungen. Daten werden dann in Echtzeit synchronisiert und aufeinander abgestimmte Schnittstellen sorgen dafür, dass Ihre bestehende IT-Systeme nahtlos eingebunden werden.

So vermeiden Sie redundante Arbeitsschritte und schaffen Klarheit in der Informationsflut. Viele Kundinnen und Kunden glauben erst gar nicht, wie viele Informationen täglich ausgetauscht werden müssen. Eine Visualisierung dessen hilft die Augen zu öffnen und bildet die Grundlage für die intelligente Vernetzung. Hinzu kommt die Integration KI-gestützter Funktionen, wie einer wirklich effizienten Suchfunktion, der automatischen Klassifizierung (z. B. von Kategorien, Markierungen, Ablagestrukturen etc.) oder der personalisierten Bereitstellung von Informationen (Stichwörter: persönliche Startseite, Dashboards).

Derartige Funktionen unterstützen Ihre Mitarbeitenden dabei, schnell die richtigen Inhalte zu finden und fundierte Entscheidungen zu treffen. Auch routinemäßige Aufgaben lassen sich automatisieren, von der KI-Integration für die Dokumentenablage bis hin zur blitzschnellen Auswertung von typischen Kommunikationsmustern Ihrer Mitarbeitenden. Einmal angelernt, verschlingen diese Prozesse fortan nahezu keine Ressourcen mehr in Ihrem Unternehmen. Auf diese Weise wird Ihr Intranet nicht nur zu einem digitalen Arbeitsplatz, sondern zu einem intelligenten Netzwerk, welches Ihr Unternehmen in allen Bereichen flexibler macht.

Können alle diese Services zuverlässig aus einer Hand kommen? Ja, denn die vielseitigen Dienstleistungen der AM GmbH greifen perfekt ineinander. Überzeugen Sie sich von unseren Kompetenzen und werfen Sie einen Blick in unsere aussagekräftigen Case Studys. Wir stehen seit 2007 dafür ein, dass Sie ein umfangreiches, ganzheitliches Leistungspaket erhalten, ganz ohne Gerangel zwischen mehreren Dienstleistungsunternehmen!

Das klingt gut, oder? Die Investition in ein integriertes Portal mag zunächst höher erscheinen als die schrittweise Anschaffung von Einzellösungen. Schon mittelfristig jedoch entstehen erhebliche Einsparungen durch reduzierte Lizenzkosten, geringeren Wartungsaufwand und deutlich niedrigere Schulungskosten Ihrer Mitarbeitenden. Dieser Effekt wird durch die Steigerung der Effektivität Ihrer Mitarbeitenden zusätzlich verstärkt. Wir können das gern gemeinsam und unverbindlich aufrechnen.

Stellen Sie sich selbst die Frage: Wann haben Sie sich zuletzt durch mehrere Tools geklickt um eine bestimmte Information, deren genauen Speicherort Sie nicht mehr genau kannten, zu suchen? Eine bezeichnende Gartner-Umfrage aus dem Jahr 2023 ergab, dass tatsächlich noch 47 % der digitalen Arbeitskräfte Schwierigkeiten damit haben, die für ihre Arbeit notwendigen Informationen zu finden. (Link zur Quelle)

Mitwachsende Flexibilität wird günstiger

Während Einzellösungen oft an Grenzen stoßen, wenn das Unternehmen wächst, ist ein gut konzipiertes und von Beginn an auf Konnektivität und APIs ausgelegtes Intranet dafür genau entwickelt, mit diesen Anforderungen zu skalieren. Neue Funktionen erweitern den Umfang Ihres Portals einfach, statt zunächst für mögliche kostenintensive Anpassungen von bereits bestehenden Modulen zu sorgen.

Der modulare Aufbau zeichnet ein gutes Intranet-Portal aus. Wer hätte schließlich vor zehn Jahren eine umfassende KI-Integration erwartet? Moderne APIs bieten diese Möglichkeiten, damit Ihr Unternehmen sich auf mehr Skalierung und Flexibilität verlassen kann. Kosten entstehen dann erst, wenn sie auch notwendig sind. Sie können sich jetzt vermutlich vorstellen, dass ein neues Modul für ein bestehendes, intelligentes System weniger kostet als die Anschaffung und Neueinrichtung einer weiteren Insellösung.

Aktuelle Daten zeigen das Ausmaß des Problems mit isolierten Einzellösungen. Das wird besonders deutlich, wenn diese als System-as-a-Service, spricht SaaS-Lösungen, in der Cloud eingekauft werden:

Laut einer Gartner-Umfrage aus dem Dezember 2022 betrugen die durchschnittlichen SaaS-Kosten pro Arbeitskraft damals schon über 1.000 US-Dollar. Das weltweit tätige Beratungsunternehmen geht zudem davon aus, dass die Kostensteigerung zwischen 15 bis 20 Prozent beträgt, und zwar jährlich! Es überrascht demnach nicht, dass immer mehr Unternehmen sich die Frage stellen: Geht das nicht günstiger und besser? (Link zur Quelle)

Die richtige Strategie für Ihr Unternehmen

Ist der Entschluss dann gefasst und die Ablösung der sich über die Jahre angesammelten Einzellösungen beschlossen, gilt es nichts zu überstürzen: Ein erfolgreiches Intranet-Portal entsteht nicht über Nacht. Es erfordert eine durchdachte Analyse Ihrer bestehenden Prozesse, eine klare Zielsetzung und eine schrittweise Implementierung. Dabei ist es entscheidend, von Anfang an die Bedürfnisse aller Interessengruppen zu berücksichtigen.

Wir beraten Sie gern und erarbeiten mit Ihnen einen Plan für die Umsetzung.