EMMIE – Die VergabeSuite: Online-Vergabe-Plattform für Thüringen

Wie gewährleistet EMMIE die Vertraulichkeit und Integrität übermittelter Angebote?

Nur berechtigte Nutzerinnen und Nutzer der Vergabestellen erhalten über individuelle Zugangsdaten Zugriff auf die Angebote. Die Daten sind SSL-verschlüsselt und gegen Manipulationen geschützt.

Vergabestellen können die Integrität jederzeit überprüfen. Für Bieterinnen und Bieter ist es ebenfalls möglich, die Unveränderlichkeit der selbst abgegebenen Daten zu verifizieren. Damit erfüllen EMMIE – Die VergabeSuite und EMMIE – Direktkauf die Anforderungen an Vertraulichkeit und Integrität gemäß § 10 Abs. 1 VgV.

Wie stellt EMMIE die Verfügbarkeit des Systems sicher?

Unsere Webanwendung wird auf den hochverfügbaren Servern der AM GmbH betrieben, mit 24/7-Monitoring, Failover-Mechanismen und skalierbarer Infrastruktur. Notfallmanagement und Supportprozesse sorgen für permanente Systemverfügbarkeit im Sinne von § 10 Abs. 1 VgV.

Die automatisierte Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen während Lastspitzen garantiert eine maximale Stabilität auch bei starken Zugriffen auf die Online-Vergabeplattform.

Wie schafft EMMIE einen diskriminierungsfreien Zugang?

EMMIE ist vollkommen webbasiert und barrierefrei nutzbar, um eine Gleichbehandlung gemäß § 10 VgV sicherzustellen. Alle Bieterinnen und Bieter erhalten Zugang zur Online-Vergabeplattform durch eine sichere E-Mail-Einladung. Die Teilnahme erfolgt ohne technische Hürden oder diskriminierende Anforderungen.

Die WebApp ermöglicht eine diskriminierungsfreie Angebotsabgabe ohne eine vorherige Registrierung, was den Zugang erheblich erleichtert und unnötige Hürden abbaut. Für den sicheren Datei-Upload sind alle gängigen Dateiformate möglich, um die Gleichbehandlung bei der Nutzung verschiedener Computersysteme sicherzustellen. Zudem prüft eine serverseitige Sicherheitsprüfung alle hochgeladenen Dateien beim Upload.

Welche Dateiformate werden bei EMMIE unterstützt?

EMMIE verwendet weit verbreitete und normierte Datenformate (wie zum Beispiel: PDF, XML oder ZIP-Dateien). Das sichert gemäß § 10 VgV die Lesbarkeit, Verarbeitbarkeit und Unveränderbarkeit der Inhalte über die gesamte Verfahrensdauer. Alle Formate sind sowohl für die Vergabestellen als auch für die Bieterinnen und Bieter problemlos verarbeitbar, ohne dass eine spezielle Software erforderlich ist.

Wie erfolgt die Bieter-Authentifizierung in EMMIE?

Nur bekannte Bieterinnen und Bieter werden durch die Vergabestellen eingeladen. Nach einer Angebotsabgabe erhalten diese einen Zugangscode, der mit Daten aus der EMMIE-Datenbank verknüpft ist. Dieser Code ist eindeutig zugeordnet und erlaubt eine eindeutige Authentifizierung gemäß § 11 VgV. Alle Aktionen werden protokolliert für die Vergabestellen, um die Identität jederzeit nachvollziehen zu können.

Wie schützt EMMIE die Daten bei Übertragung und Speicherung?

Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich via SSL/TLS-Protokollen. Die verschlüsselte Speicherung erfolgt auf sicheren Servern in den Rechenzentren der AM GmbH. Zugriffsrechte zu den Verfahren erhalten nur berechtigte User. So stellt EMMIE gemäß § 11 VgV sicher, dass Angebote jederzeit der gesetzlich vorgeschriebenen Vertraulichkeit und Verschlüsselung entsprechen. Der Zugriff ist strikt auf autorisierte User der jeweiligen Vergabestellen beschränkt und entspricht der neuesten Datensicherheit.

Wie dokumentiert EMMIE den Zeitpunkt einer Angebotsabgabe?

Jede Abgabe wird automatisch mit einem Zeitstempel versehen und serverseitig protokolliert. So wird die fristgerechte Abgabe lückenlos nachweisbar im Sinne der Nachverfolgbarkeit gemäß § 11 VgV. Der Zeitstempel wird stets nachvollziehbar systemseitig vergeben, eine nachträgliche Änderung ist ausgeschlossen.

Wie stellt EMMIE sicher, dass Angebote nach Abgabe nicht verändert werden können?

Die abgegebenen Angebote sind bis zur formalen Öffnung durch die Vergabestelle unveränderlich gespeichert. Nur die Vergabestelle kann nach Fristablauf auf diese Inhalte zugreifen. Jede Datei ist so gesichert, dass eine Manipulation sofort sichtbar wäre. Das garantiert die Unveränderlichkeit gemäß § 11 VgV.

Wie wird der Vergabeprozess in EMMIE dokumentiert?

Alle Systemaktionen in EMMIE – Die VergabeSuite und EMMIE – Direktkauf werden automatisch protokolliert und mit Zeitstempeln versehen. Dadurch ist der gesamte Vergabeprozess revisionssicher nachvollziehbar. Die Protokolle erfassen lückenlos alle Interaktionen und bieten eine maximale Transparenz für interne oder externe Prüfungen der Dokumentation und Revisionssicherheit.

Ist für die Angebotsabgabe eine Registrierung erforderlich?

Nein, EMMIE ermöglicht Bieterinnen und Bietern eine Teilnahme am Vergabeprozess ohne Registrierungspflicht. Die Angebotsabgabe ist ohne eine vorherige Registrierung möglich. Angebote können direkt per E-Mail, sicheren Datei-Upload oder einfach als reiner Text ohne Upload abgegeben werden. Das senkt die Einstiegshürde und fördert die Beteiligung von Freiberuflern sowie kleinen und mittleren Unternehmen enorm.

Wie intuitiv ist die Nutzung für Vergabestellen und Bieter?

EMMIE zeichnet sich durch eine besonders einfache Nutzung über die barrierefreie Benutzeroberfläche aus. Die Anwendung ist intuitiv und ohne Schulungen nutzbar. Es sind keine technischen Vorkenntnisse erforderlich. Es gibt keine Software-Installation und die Systemwartung wird komplett durch die AM GmbH übernommen.

EMMIE wird von Vergabestellen sowie Bieterinnen und Bietern komplett über handelsübliche Webbrowser aufgerufen und genutzt. Das erhöht die Nutzerfreundlichkeit und erspart die Einbindung von IT-Abteilungen.

Wie erfüllt EMMIE die Vorgaben der DSGVO?

EMMIE verarbeitet nur die notwendigsten Daten und speichert diese ausschließlich in den nach ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentren der AM GmbH in Deutschland. Die Datenverarbeitung entspricht den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und unterliegt strengen Zugriffskontrollen.